Kilroy PR

“Guten Tag Herr X, zum Thema Y steht demnächst die Neuigkeit Z an. Ich möchte von Ihnen gerne wissen, ob Sie Presseinformationen zu diesem Thema wünschen.” … “Wieso?” … “Nein, bin ich nicht in der Wirrrtschaftsredaktion?” … “aha, Wissenschaftsredaktion? ” … “Oh, ja, Entschuldigung. Könnten Sie mich wohl verbinden?” … “Ach, über die Zentrale. Ok, besten Dank!”

So oder so ähnlich können Telefonpannen laufen und uns mächtig frustrieren. Offensichtlich war das heute der Preis für meine vernuschelte Bitte, von der Zentrale verbunden zu werden. Die Verteilerrecherche von Redakteuren, die wirklich am eigenen Thema interessiert sind und die wir nicht zukippen mit unseren Pressemeldungen, ist eine hohe Kunst und bedeutet viel Arbeit. Nach den ersten “Zwölf Tipps zum Nachtelefonieren in der PR” von Melanie Huber sind mir bei meinen heutigen Telefonaten weitere aufgefallen.

1. Warteschleifen können erbarmungslos sein - wir lassen uns trotzdem nicht entmutigen und konservieren unseren Charme bis sich am anderen Ende eine freundliche und nicht automatisierte Stimme meldet.

2. Die Odyssee geht weiter von Zentralen über Sekretariate, Fachsekretariate und Assistenzen. Gut, das gehört zum Job, aber mir entflieht schon mal ein Seufzer, wenn ich nach der Durchfragerei am Ende nur einen Anrufbeantworter habe oder ganz aus der Leitung fliege. Vorher heißt es: Zähne zusammenbeißen.

3. Die Wege kurz halten: Je größer der Verlag, desto schwieriger ist es auch für die Zentrale, den richtigen Ansprechpartner zu wissen. Wir müssen also gut vorbereitet sein und sollten wissen, wen wir in welcher Sache sprechen wollen. das heißt: Hausaufgaben machen! Im Internet vorrecherchieren, ob wir den richtigen Medienstandort haben, ob es Hinweise auf Spezialredaktionen gibt, wo wir hin wollen oder es sogar feste Ansprechpartner gibt. Das sollten wir vor allem klar in zwei oder drei Sätzen formulieren können. Also keinen fünf minütigen Monolog halten.

4. Sind wir wirklich falsch verbunden worden oder in einer anderen Sackgasse gelandet, heißt es zurück und noch einmal von vorn. Da geht kein Weg daran vorbei. Deswegen sollten wir Fachleute auch selbst die Redaktionskontakte herstellen. Ein fachfremder Praktikant oder eine studentische Aushilfe kann kaum erkennen, ob in der Fachredaktion andere Spezialisten eher für unseren Verteiler geeignet sind. Das Fazit: Auch wenn es frustriert - Verteilerrecherchen sollten die PRler machen, die Ahnung von den Projektinhalten haben. Nicht zuletzt, um auch inhaltlich dem Gespräch Fleisch auf die Rippen zu bringen, Zusammenhänge erklären zu können und den Journalisten ein wenig kennen zu lernen.

5. Humor ist, wenn man trotzdem lacht! Sind wir richtig verbunden kann es dennoch passieren, dass sich am Apparat ganz jemand anders meldet. Ich bin nicht sonderlich stark, was das Merken von Namen angeht und habe dadurch gerade heute erstmal einen Mann vom Sicherheitspersonal ewig zugequatscht. Gott sei Dank konnte nicht nur ich, sondern auch mein Gegenüber darüber herzlich lachen. Gut, bei diesem Medium habe ich heute gar nichts erreicht, aber diese Redaktion wird mir nie mehr aus dem Kopf gehen, und ich werde sicher die kommenden Tage sehr gut gelaunt dort wieder anrufen.

6. Schon wieder soll ich eine Anfrage per Mail stellen. Schade, ich mag das Telefon. Vieles lässt sich sehr schnell regeln und ich mag sehr gerne mit Menschen direkt sprechen. Fast alle Leute sind, trotz aller möglichen Pannen der Kommunikation, sehr nett und wollen gerne helfen - der Empfang, das Sekretariat, die Assistenz oder der einzelne Redakteur. Trotzdem lohnt sich auch eine freundlich formulierte E-Mail, die den Ansprechpartner respektiert. Sprich: Ein Angebot macht und nicht die Daumenschrauben ansetzt nach dem Motto “Das muss doch was für Sie sein!” Also, auch den Wunsch akzeptieren, dass ein Journalist mal nicht in den Verteiler will. Ich habe damit eigentlich nur positive Erfahrungen gemacht.

7. Und schließlich, auch wenn es schwer fällt: fragen, fragen, fragen. Wie gesagt bin ich schlecht beim Merken von Namen. Ich muss höufig nachfragen und habe immer jede Menge Schmierpapier und Stifte zur Hand, damit ich es direkt notieren kann. Außerdem verschluckt die Leitung am Gesprächsanfang gerne mal den ersten Satz. Namen schreiben sich zum Teil äußerst unterschiedlich. Hier und bei Missverständnissen gilt das Motto der Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm! Bei schwierigen Eigennamen und Mail-Adressen hilft auch mal das Buchstabieren, ob alles korrekt ist. Das rettet oft die Situation und erspart viel Arbeit. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dem Redakteur X erklären, dass Sie leider nicht mehr wissen, welcher seiner Kollegen es war. Irgendwer wird Ihnen schon gesagt haben, genau ihm unaufgefordert alle Inhalte per E-Mail zusenden.

Nach den Osterfeiertagen geht es bei mir weiter in Sachen Verteilerrecherche. Bei Lachern, Pleiten, Missverständnissen, Nuschlern und anderen Katastrophen werde ich wieder berichten.