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Ich gebe es ja zu. Auch in meinem Posteingang gibt es einige E-Mails, die seit November 2007 unbeantwortet vor sich hin stauben. Doch ist die Ausnahme. Zu den lustigen Bildchen vom Mann meiner Freundin habe ich einfach nichts zu sagen. Alle anderen Mais beantworte ich immer zügig, nach ein bis zwei Tagen, spätestens; vor allem wenn eine Antwort erwartet wird. Aber auch das ist scheinbar die Ausnahme. In letzter Zeit scheint es immer üblicher zu werden, gar nicht oder erst nach mehrmaligem Nachfragen zu antworten. Dass man sich für die ausgiebige Mail an eine Freundin besonders viel Zeit nehmen möchte und auf einen Moment der Ruhe zum Antworten wartet, kann ich gut verstehen. Aber vor allem beruflich motivierte E-Mails bleiben immer häufiger unbeantwortet. Gibt es Feedback vom Kunden? Passt das Angebot? Soll die Kampagne so zum vereinbarten Termin starten? All dies sind meiner Meinung nach berechtigte Fragen.

Natürlich könnte man auch anrufen und sich erkundigen. Nur ist es meist noch schwieriger, jemanden ans Telefon zu bekommen. Vor dem „Achtung wichtig“-Zeichen schrecke ich meist zurück, denn wie soll man eine E-Mail kennzeichnen, wenn es wirklich brennt? Da es wie gesagt noch vor einem (gefühlten) halben Jahr seltener vorkam, dass E-Mails unbeantwortet blieben, hier mein Plädoyer für Antworten auf E-Mails:

• Der große Vorteil von E-Mails besteht darin, dass hier schriftlich formuliert, was man wie und wann haben möchte. Es kommt also weniger zu Missverständnissen als im persönlichen Gespräch.
• Sprechen Sie es offen aus, wenn Sie von jemandem keine E-Mails erhalten möchten.
• Wer grundsätzlich lieber telefonisch Fragen klärt, sollte dies sagen und nach Möglichkeit Zeiten benennen, die sich für ei Telefonat besonders gut eignen.
• Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein, wenn Sie mehr als zwei Tage keine Mails beantworten können.
• Benennen Sie einen Stellvertreter oder eine alternative E-Mail-Adresse, damit sich Ihre Kontakte in dringenden Fällen woanders die Information holen können.
• Wer unverhofft krank wurde und nicht zum Antworten kam, sollte dies nach der Genesung möglichst zeitnah kurz erklären.
  Auch ohne einen Dringlichkeitsvermerk sollten Mails spätestens nach zwei Tagen beantwortet werden.
• Wenn Sie gerade wirklich keine Zeit zum Antworten haben oder noch keine Antwort geben können: Schreiben Sie kurz zurück, dass die Entscheidung noch aussteht und Sie sich spätestens am Tag X melden werden, dass Sie zur Erinnerung erneut angemailt werden möchten, Sie gerade den Kopf nicht frei haben – aber reagieren Sie irgendwie.
• Vor allem, wenn Dritte involviert sind und auf Ihre Antwort oder Entscheidung warten, ist Eile geboten. Der Mail-Schreiber muss sonst tagelang weiter Personen hinhalten, und das macht für alle Beteiligten keinen guten Eindruck.
• Ein kurzes „Ich melde mich mit der Antwort in einer Woche“ ist schneller formuliert als eine umständliche Erklärung nach vier Wochen, warum Sie sich nicht gemeldet haben.
• Es geht nicht darum, jedem „Danke“ ein „Bitteschön“, jedem unterhaltsamen Link ein „wie witzig“ folgen zu lassen. Doch konkrete Fragen von Menschen, die Sie kennen, gehören beantwortet.
• Das Argument, täglich 300 Mails zu bekommen und gar nicht mehr durchzublicken, wem man noch dringend eine Antwort geben müsste, zählt nicht. Jeder sollte sich täglich eine Stunde Zeit nehmen, die Nachrichten zu sortieren und auf wichtige zu reagieren.
• E-Mail-Programme bieten bequeme Möglichkeiten, die Mails herauszufiltern, die von Kontakten stammen, von denen man vermutlich wichtigere Nachrichten erhält So hat man diese immer auf einem Blick vor Augen.
• Natürlich funktioniert all das nur, wenn sich auch die Mail-Schreiber bemühen – um Fokussierung, klare Aussagen und Zurückhaltung bei weniger wichtigen Themen. Denn wer dauernd irrelevante Fragen stellt und Mails versendet, wird vermutlich nicht beachtet, sollte es sich mal um eine wichtige Nachricht handeln.