Kilroy PR

Ich gebe es ja zu. Auch in meinem Posteingang gibt es einige E-Mails, die seit November 2007 unbeantwortet vor sich hin stauben. Doch ist die Ausnahme. Zu den lustigen Bildchen vom Mann meiner Freundin habe ich einfach nichts zu sagen. Alle anderen Mais beantworte ich immer zügig, nach ein bis zwei Tagen, spätestens; vor allem wenn eine Antwort erwartet wird. Aber auch das ist scheinbar die Ausnahme. In letzter Zeit scheint es immer üblicher zu werden, gar nicht oder erst nach mehrmaligem Nachfragen zu antworten. Dass man sich für die ausgiebige Mail an eine Freundin besonders viel Zeit nehmen möchte und auf einen Moment der Ruhe zum Antworten wartet, kann ich gut verstehen. Aber vor allem beruflich motivierte E-Mails bleiben immer häufiger unbeantwortet. Gibt es Feedback vom Kunden? Passt das Angebot? Soll die Kampagne so zum vereinbarten Termin starten? All dies sind meiner Meinung nach berechtigte Fragen.

Natürlich könnte man auch anrufen und sich erkundigen. Nur ist es meist noch schwieriger, jemanden ans Telefon zu bekommen. Vor dem „Achtung wichtig“-Zeichen schrecke ich meist zurück, denn wie soll man eine E-Mail kennzeichnen, wenn es wirklich brennt? Da es wie gesagt noch vor einem (gefühlten) halben Jahr seltener vorkam, dass E-Mails unbeantwortet blieben, hier mein Plädoyer für Antworten auf E-Mails:

• Der große Vorteil von E-Mails besteht darin, dass hier schriftlich formuliert, was man wie und wann haben möchte. Es kommt also weniger zu Missverständnissen als im persönlichen Gespräch.
• Sprechen Sie es offen aus, wenn Sie von jemandem keine E-Mails erhalten möchten.
• Wer grundsätzlich lieber telefonisch Fragen klärt, sollte dies sagen und nach Möglichkeit Zeiten benennen, die sich für ei Telefonat besonders gut eignen.
• Richten Sie eine Abwesenheitsnotiz ein, wenn Sie mehr als zwei Tage keine Mails beantworten können.
• Benennen Sie einen Stellvertreter oder eine alternative E-Mail-Adresse, damit sich Ihre Kontakte in dringenden Fällen woanders die Information holen können.
• Wer unverhofft krank wurde und nicht zum Antworten kam, sollte dies nach der Genesung möglichst zeitnah kurz erklären.
  Auch ohne einen Dringlichkeitsvermerk sollten Mails spätestens nach zwei Tagen beantwortet werden.
• Wenn Sie gerade wirklich keine Zeit zum Antworten haben oder noch keine Antwort geben können: Schreiben Sie kurz zurück, dass die Entscheidung noch aussteht und Sie sich spätestens am Tag X melden werden, dass Sie zur Erinnerung erneut angemailt werden möchten, Sie gerade den Kopf nicht frei haben – aber reagieren Sie irgendwie.
• Vor allem, wenn Dritte involviert sind und auf Ihre Antwort oder Entscheidung warten, ist Eile geboten. Der Mail-Schreiber muss sonst tagelang weiter Personen hinhalten, und das macht für alle Beteiligten keinen guten Eindruck.
• Ein kurzes „Ich melde mich mit der Antwort in einer Woche“ ist schneller formuliert als eine umständliche Erklärung nach vier Wochen, warum Sie sich nicht gemeldet haben.
• Es geht nicht darum, jedem „Danke“ ein „Bitteschön“, jedem unterhaltsamen Link ein „wie witzig“ folgen zu lassen. Doch konkrete Fragen von Menschen, die Sie kennen, gehören beantwortet.
• Das Argument, täglich 300 Mails zu bekommen und gar nicht mehr durchzublicken, wem man noch dringend eine Antwort geben müsste, zählt nicht. Jeder sollte sich täglich eine Stunde Zeit nehmen, die Nachrichten zu sortieren und auf wichtige zu reagieren.
• E-Mail-Programme bieten bequeme Möglichkeiten, die Mails herauszufiltern, die von Kontakten stammen, von denen man vermutlich wichtigere Nachrichten erhält So hat man diese immer auf einem Blick vor Augen.
• Natürlich funktioniert all das nur, wenn sich auch die Mail-Schreiber bemühen – um Fokussierung, klare Aussagen und Zurückhaltung bei weniger wichtigen Themen. Denn wer dauernd irrelevante Fragen stellt und Mails versendet, wird vermutlich nicht beachtet, sollte es sich mal um eine wichtige Nachricht handeln.

Trotz Schneeregen und Sturm: Wir wünschen allen unseren Lesern ein tolles Osterfest und ein paar erholsame Tage. Wer noch ein paar Anregungen für die Feiertagsgestaltung braucht, kann hier ein wenig stöbern:

Family Fun zeigt viele Möglichkeiten, Ostereier mal anders zu gestalten.

Bei Sew Mad gibt es eine einfache Anleitung für selbstgestaltete Eierwärmer in Häschen-Form.

Funny Jokes hat eine lange Liste von Oster-Witzen zusammengestellt.

Vorlagen für gestrickte Eier gibt es bei Free Knitting Patterns.

Mummy Monsters hat ein Rezept für einen leckeren Osterkranz veröffentlicht.

Tipps für ein ökologisch korrektes Osterfest bietet Parent Dish.

Wie Blogger virales Marketing rund um Ostern mit einem Budget von 30 Dollar betreiben, sieht man bei oh hey.

Oster-Spiele für die Kleinen beschreibt Party Ideas.

Wer meint, noch schnell den Frühjahrsputz erledigen zu müssen, bekommt von Real Simple Hilfe dabei.

Viel Spaß!

Vor einigen Wochen haben wir uns ja entschlossen, fortan Kommentare nicht mehr zu moderieren. Und diese Entscheidung war genau richtig. Es hat bisher nur konstruktive und interessante Diskussionen gegeben. Doch der Beitrag, in dem wir den Schritt ankündigten, wird täglich mehrmals mit Spam beschossen. Dummerweise kommen trotz der Vorkehrung einige Spammer damit durch. Deshalb werden wir genau diesen Beitrag nicht mehr kommentieren und anpingen lassen, tut mir leid. Ich weiß, dass es bessere technische Lösungen zum Vermeiden von Spam gibt, doch ehrlich gesagt habe ich keine Lust, mich da einzuarbeiten (ich schreibe lieber). Freue mich aber über Tipps und Hinweise, die auch wir technisch nicht so Affinen verstehen…

“Guten Tag Herr X, zum Thema Y steht demnächst die Neuigkeit Z an. Ich möchte von Ihnen gerne wissen, ob Sie Presseinformationen zu diesem Thema wünschen.” … “Wieso?” … “Nein, bin ich nicht in der Wirrrtschaftsredaktion?” … “aha, Wissenschaftsredaktion? ” … “Oh, ja, Entschuldigung. Könnten Sie mich wohl verbinden?” … “Ach, über die Zentrale. Ok, besten Dank!”

So oder so ähnlich können Telefonpannen laufen und uns mächtig frustrieren. Offensichtlich war das heute der Preis für meine vernuschelte Bitte, von der Zentrale verbunden zu werden. Die Verteilerrecherche von Redakteuren, die wirklich am eigenen Thema interessiert sind und die wir nicht zukippen mit unseren Pressemeldungen, ist eine hohe Kunst und bedeutet viel Arbeit. Nach den ersten “Zwölf Tipps zum Nachtelefonieren in der PR” von Melanie Huber sind mir bei meinen heutigen Telefonaten weitere aufgefallen.

1. Warteschleifen können erbarmungslos sein - wir lassen uns trotzdem nicht entmutigen und konservieren unseren Charme bis sich am anderen Ende eine freundliche und nicht automatisierte Stimme meldet.

2. Die Odyssee geht weiter von Zentralen über Sekretariate, Fachsekretariate und Assistenzen. Gut, das gehört zum Job, aber mir entflieht schon mal ein Seufzer, wenn ich nach der Durchfragerei am Ende nur einen Anrufbeantworter habe oder ganz aus der Leitung fliege. Vorher heißt es: Zähne zusammenbeißen.

3. Die Wege kurz halten: Je größer der Verlag, desto schwieriger ist es auch für die Zentrale, den richtigen Ansprechpartner zu wissen. Wir müssen also gut vorbereitet sein und sollten wissen, wen wir in welcher Sache sprechen wollen. das heißt: Hausaufgaben machen! Im Internet vorrecherchieren, ob wir den richtigen Medienstandort haben, ob es Hinweise auf Spezialredaktionen gibt, wo wir hin wollen oder es sogar feste Ansprechpartner gibt. Das sollten wir vor allem klar in zwei oder drei Sätzen formulieren können. Also keinen fünf minütigen Monolog halten.

4. Sind wir wirklich falsch verbunden worden oder in einer anderen Sackgasse gelandet, heißt es zurück und noch einmal von vorn. Da geht kein Weg daran vorbei. Deswegen sollten wir Fachleute auch selbst die Redaktionskontakte herstellen. Ein fachfremder Praktikant oder eine studentische Aushilfe kann kaum erkennen, ob in der Fachredaktion andere Spezialisten eher für unseren Verteiler geeignet sind. Das Fazit: Auch wenn es frustriert - Verteilerrecherchen sollten die PRler machen, die Ahnung von den Projektinhalten haben. Nicht zuletzt, um auch inhaltlich dem Gespräch Fleisch auf die Rippen zu bringen, Zusammenhänge erklären zu können und den Journalisten ein wenig kennen zu lernen.

5. Humor ist, wenn man trotzdem lacht! Sind wir richtig verbunden kann es dennoch passieren, dass sich am Apparat ganz jemand anders meldet. Ich bin nicht sonderlich stark, was das Merken von Namen angeht und habe dadurch gerade heute erstmal einen Mann vom Sicherheitspersonal ewig zugequatscht. Gott sei Dank konnte nicht nur ich, sondern auch mein Gegenüber darüber herzlich lachen. Gut, bei diesem Medium habe ich heute gar nichts erreicht, aber diese Redaktion wird mir nie mehr aus dem Kopf gehen, und ich werde sicher die kommenden Tage sehr gut gelaunt dort wieder anrufen.

6. Schon wieder soll ich eine Anfrage per Mail stellen. Schade, ich mag das Telefon. Vieles lässt sich sehr schnell regeln und ich mag sehr gerne mit Menschen direkt sprechen. Fast alle Leute sind, trotz aller möglichen Pannen der Kommunikation, sehr nett und wollen gerne helfen - der Empfang, das Sekretariat, die Assistenz oder der einzelne Redakteur. Trotzdem lohnt sich auch eine freundlich formulierte E-Mail, die den Ansprechpartner respektiert. Sprich: Ein Angebot macht und nicht die Daumenschrauben ansetzt nach dem Motto “Das muss doch was für Sie sein!” Also, auch den Wunsch akzeptieren, dass ein Journalist mal nicht in den Verteiler will. Ich habe damit eigentlich nur positive Erfahrungen gemacht.

7. Und schließlich, auch wenn es schwer fällt: fragen, fragen, fragen. Wie gesagt bin ich schlecht beim Merken von Namen. Ich muss höufig nachfragen und habe immer jede Menge Schmierpapier und Stifte zur Hand, damit ich es direkt notieren kann. Außerdem verschluckt die Leitung am Gesprächsanfang gerne mal den ersten Satz. Namen schreiben sich zum Teil äußerst unterschiedlich. Hier und bei Missverständnissen gilt das Motto der Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm! Bei schwierigen Eigennamen und Mail-Adressen hilft auch mal das Buchstabieren, ob alles korrekt ist. Das rettet oft die Situation und erspart viel Arbeit. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dem Redakteur X erklären, dass Sie leider nicht mehr wissen, welcher seiner Kollegen es war. Irgendwer wird Ihnen schon gesagt haben, genau ihm unaufgefordert alle Inhalte per E-Mail zusenden.

Nach den Osterfeiertagen geht es bei mir weiter in Sachen Verteilerrecherche. Bei Lachern, Pleiten, Missverständnissen, Nuschlern und anderen Katastrophen werde ich wieder berichten.

Gestern hat RTL2 in einer Reportage den Magic Mirror vorgestellt – leider ohne jeglichen Link oder Hinweis auf die Quelle. In einem New Yorker Kaufhaus können sich Modebewusste vor dem Spiegel filmen lassen, und das Bild wird ins Internet übertragen. Entweder alle Community-Mitglieder oder ausgewählte Freunde dürfen nun beim Klamottenkauf beratend zur Seite stehen. Das Video kann scheinbar auch auf Handys oder via E-Mail verschickt werden. Wer keine Lust zum Anprobieren hat, hält einfach das Kleid oder die Hose im richtigen Winkel vor den Körper, schon sieht man in der Projektion im Spiegel, ob es einem steht oder nicht – so als hätte man die Kleidung tatschlich angezogen.

Für alle, die allein shoppen müssen, könnte der Magic Mirror eine echte Hilfe sein. Der Mann kann vom Büro aus sagen, ob ihm die Bluse gefällt, die ganze Welt ist eingeladen, das richtige Outfit auszuwählen. Mal sehen, ob sich die Idee durchsetzt. Im Zweifel haben wir bald an vielen anderen Orten Kameras, die Bilder an Berater in der Ferne liefern. Beim Friseur (soll ich meine Haare tatsächlich blond färben?), beim Autokauf (steht mir der Porsche?), im Restaurant (lieber den Thunfisch oder das Huhn?), im Kreissaal (falls ER gerade keine Zeit hat, Händchen zu halten)… Nie mehr allein sein, selbstständig entscheiden müssen. Ganze Scharen von Verkäufern würden sich so einsparen lassen.

Im nächsten Schritt gibt es die Mini-Kamera mit Sender an der Brille oder Haarspange. Dann können alle Freunde fast gemeinsam mit einem im Buch lesen, ins Kino gehen, in der Kneipe hocken oder am Krisen-Meeting mit dem Chef teilnehmen. Lustig, man nutzt die Technik, das Internet, um offline besser anzukommen. Susi, Astrid, schön euch heute zu treffen.