Kilroy PR

Wenn es darum geht, etwas zu schreiben, ist bei vielen Arbeitnehmern die Blockade vorprogrammiert. Ob ein Bericht, Protokoll oder Artikel für die Mitarbeiterzeitung- wenn es ums Schreiben geht, ergreifen die meisten Erwachsenen die Flucht. Es könnte ja sein, der Text nicht gefällt, Vorgesetzte oder Kollegen diesen kritisieren. So wie damals in Schule, Studium oder Ausbildung. Dabei mangelte es oftmals genau denen an Talent und Urteilsvermögen, was gute Texte betrifft, die solche beurteilen. Oder sie möchten den Texten schlicht ihren eigenen Stempel aufdrücken, die eigene Kompetenz unter Beweis stellen. Und dabei wird teilweise mehr Schaden angerichtet als zum Besseren redigiert. Vor allem: es hemmt die Autoren und demotiviert. Vor allem, wenn ohne Feedback willkürlich geändert wird und der Schreiber gar keine Chance hat, sich zu erklären oder zu lernen. Doch was kann man tun, um sich oder anderen die Furcht vor dem Schreiben zu nehmen und zugleich „gute“ Texte entstehen zu lassen?

1. Die Geschmäcker sind verschieden, auch den Stil eines Textes betreffend. Somit sollte ein Gegenleser nicht streng den eigenen Stil durchdrücken, und ein Autor sollte sich klarmachen, dass es immer Kritiker und Fans gibt.

2. Wer nicht liest, hat es immer schwerer beim Formulieren. Wer also häufiger schreiben muss (darf), sollte fortan häufiger zu einem Buch oder der Zeitung greifen. Je fachferner und lebensnaher die Literatur ist, desto größer ist der Lerneffekt, Texte künftig möglichst verständlich, ohne Floskeln und bürokratische Ausdrücke oder Fachbegriffe zu schreiben.

3. Teamwork funktioniert auch, wenn es um Texte geht. Während der eine lieber schreibt, recherchiert der andere lieber, wertet Fragebögen aus oder kontaktiert Interviewpartner. Diese Aufgaben sollten nach Vorlieben und Vermögen verteilt werden.

4. Auch bei den Gattungen gilt: Nicht jeder muss alle gleichermaßen beherrschen. Der eine schreibt gern nüchterne Berichte, der andere gute Glossen oder Erlebnisreportagen. Zwang und Druck sind hier nicht förderlich.

5. Klar muss die Schreibarbeit erledigt werden. Doch wenn schon klar ist, dass der Kollege sich sträubt, dann lassen Sie ihm oder ihr wenigstens genug Zeit und Raum. Mal eben nebenher eine Zusammenfassung oder einen Bericht zu schreiben, führt unweigerlich zu Blockaden und schlechten Texten. Warum darf das Protokoll nicht im Homeoffice oder Straßencafé geschrieben werden?

6. Lassen Sie Themen zu, welche die Autoren wirklich interessieren. Gerade ungeübte Autoren sollten zunächst über das schreiben, womit sie sich auskennen, oder wovon sie sich berührt fühlen. Der komplexe Bericht über ein fachfremdes Thema schreckt bei wenig Schreiberfahrung eher ab.

Konkrete Tipps gegen die Schreibblockade gibt es hier:

Karrierebibel 

So nicht Blog

E-Portfolio Jasmin 

Upload 

Juttas Schreibtipps 

Texte mit Stimme 

Fortbildungen sind eine gute Sache. Für die Teilnehmer, die Veranstalter und meist auch für die Kollegen. Nur nicht für die Lebensgefährten. Ich muss es wissen, denn mein Mann war zwei Tage lang auf einem Seminar. Jetzt erkenne ich ihn nicht mehr wieder, mich dafür umso mehr. Herr H. sollte sich führen lernen – wozu auch immer – und das ist das Ergebnis: „Also ich bin ein A-Typ, du bist bestimmt C.“ Soso. Dann will er es genau wissen.

Ganz spontan antworte ich ihm so ehrlich wie einst der BRAVO: Nö, sich anbahnende Konflikte vermeide ich eigentlich nicht. Ja klar, Innovation ist wichtig, Erfahrung ist ein guter Ratgeber, bei ernsten Gesprächen ziehe ich eine angenehme Atmosphäre vor… 48 Antworten später steht fest: C, mein Liebster kennt mich, das ist schön. „Ich räum‘ schon mal ab.“ „Schatz, du kannst dich einfach nicht konzentrieren.“ „Nein, ich kann nicht delegieren, sonst würdest du mehr im Haushalt tun.“ „Mein Antreiber ist halt nicht so ausgeprägt.“ „Antreiber?“ Reingefallen, schon steht mir der nächste Test bevor, die Analyse meines mentalen Musters – was so viel heißt wie: 50 Aussagen von „Ich sollte viele Aufgaben noch besser erledigen“ (ich doch nicht) bis hin zu „Leute, die herumtrödeln, regen mich auf“ (total) zu bewerten. Dann ist es raus, ich bin angetrieben von „Mach schnell“. Ja, schnell weg von der Psycho-Couch.

Zum Glück treibt mich nicht „Mach es allen recht“ an, sonst würde ich Herrn H. noch einen Kaffee holen. „Du kannst mich ruhig unterstützen.“ „Mit Kaffee?“ „Ja.“ „Mach ihn doch selbst.“ „Ich kann nicht perfekt sein.“ Allerdings… Herr H. faselt jetzt etwas von Work-Life-Balance. Er habe da eine ganz geniale Idee. Das hört sich gut an. Mehr Zeit für mich; zum Shoppen; für traumhafte Reisen. Er rollt einen riesigen, bekritzelten Flipchart-Bogen auf. Tolle Ideen haben seine Kollegen da notiert, um Beruf und Freizeit in Einklang zu bringen: reich heiraten (zu spät), sich von der Frau um 19 Uhr abholen lassen (da muss ich selbst noch arbeiten), einen Wecker ins Büro stellen (du schläfst doch nicht etwa?)… der Favorit meines Mannes: ein Sabbatical. „Und wer zahlt das?“ „Du arbeitest doch auch.“ „Ja, aber für uns beide?“ „Warum ziehst du mich runter?“ „Wieso willst du nicht mehr arbeiten?“ „Durchbrich‘ doch mal deine Gewohnheiten.“ „Ich mach‘ dir einen Kaffee.“

Einen Arbeitstag später. 22.24 Uhr, mein Mann kommt endlich aus dem Büro. „Morgen stelle ich mir einen Wecker und gehe pünktlich raus.“ Jaja, erzähl’ du mal…

“Guten Tag Herr X, zum Thema Y steht demnächst die Neuigkeit Z an. Ich möchte von Ihnen gerne wissen, ob Sie Presseinformationen zu diesem Thema wünschen.” … “Wieso?” … “Nein, bin ich nicht in der Wirrrtschaftsredaktion?” … “aha, Wissenschaftsredaktion? ” … “Oh, ja, Entschuldigung. Könnten Sie mich wohl verbinden?” … “Ach, über die Zentrale. Ok, besten Dank!”

So oder so ähnlich können Telefonpannen laufen und uns mächtig frustrieren. Offensichtlich war das heute der Preis für meine vernuschelte Bitte, von der Zentrale verbunden zu werden. Die Verteilerrecherche von Redakteuren, die wirklich am eigenen Thema interessiert sind und die wir nicht zukippen mit unseren Pressemeldungen, ist eine hohe Kunst und bedeutet viel Arbeit. Nach den ersten “Zwölf Tipps zum Nachtelefonieren in der PR” von Melanie Huber sind mir bei meinen heutigen Telefonaten weitere aufgefallen.

1. Warteschleifen können erbarmungslos sein - wir lassen uns trotzdem nicht entmutigen und konservieren unseren Charme bis sich am anderen Ende eine freundliche und nicht automatisierte Stimme meldet.

2. Die Odyssee geht weiter von Zentralen über Sekretariate, Fachsekretariate und Assistenzen. Gut, das gehört zum Job, aber mir entflieht schon mal ein Seufzer, wenn ich nach der Durchfragerei am Ende nur einen Anrufbeantworter habe oder ganz aus der Leitung fliege. Vorher heißt es: Zähne zusammenbeißen.

3. Die Wege kurz halten: Je größer der Verlag, desto schwieriger ist es auch für die Zentrale, den richtigen Ansprechpartner zu wissen. Wir müssen also gut vorbereitet sein und sollten wissen, wen wir in welcher Sache sprechen wollen. das heißt: Hausaufgaben machen! Im Internet vorrecherchieren, ob wir den richtigen Medienstandort haben, ob es Hinweise auf Spezialredaktionen gibt, wo wir hin wollen oder es sogar feste Ansprechpartner gibt. Das sollten wir vor allem klar in zwei oder drei Sätzen formulieren können. Also keinen fünf minütigen Monolog halten.

4. Sind wir wirklich falsch verbunden worden oder in einer anderen Sackgasse gelandet, heißt es zurück und noch einmal von vorn. Da geht kein Weg daran vorbei. Deswegen sollten wir Fachleute auch selbst die Redaktionskontakte herstellen. Ein fachfremder Praktikant oder eine studentische Aushilfe kann kaum erkennen, ob in der Fachredaktion andere Spezialisten eher für unseren Verteiler geeignet sind. Das Fazit: Auch wenn es frustriert - Verteilerrecherchen sollten die PRler machen, die Ahnung von den Projektinhalten haben. Nicht zuletzt, um auch inhaltlich dem Gespräch Fleisch auf die Rippen zu bringen, Zusammenhänge erklären zu können und den Journalisten ein wenig kennen zu lernen.

5. Humor ist, wenn man trotzdem lacht! Sind wir richtig verbunden kann es dennoch passieren, dass sich am Apparat ganz jemand anders meldet. Ich bin nicht sonderlich stark, was das Merken von Namen angeht und habe dadurch gerade heute erstmal einen Mann vom Sicherheitspersonal ewig zugequatscht. Gott sei Dank konnte nicht nur ich, sondern auch mein Gegenüber darüber herzlich lachen. Gut, bei diesem Medium habe ich heute gar nichts erreicht, aber diese Redaktion wird mir nie mehr aus dem Kopf gehen, und ich werde sicher die kommenden Tage sehr gut gelaunt dort wieder anrufen.

6. Schon wieder soll ich eine Anfrage per Mail stellen. Schade, ich mag das Telefon. Vieles lässt sich sehr schnell regeln und ich mag sehr gerne mit Menschen direkt sprechen. Fast alle Leute sind, trotz aller möglichen Pannen der Kommunikation, sehr nett und wollen gerne helfen - der Empfang, das Sekretariat, die Assistenz oder der einzelne Redakteur. Trotzdem lohnt sich auch eine freundlich formulierte E-Mail, die den Ansprechpartner respektiert. Sprich: Ein Angebot macht und nicht die Daumenschrauben ansetzt nach dem Motto “Das muss doch was für Sie sein!” Also, auch den Wunsch akzeptieren, dass ein Journalist mal nicht in den Verteiler will. Ich habe damit eigentlich nur positive Erfahrungen gemacht.

7. Und schließlich, auch wenn es schwer fällt: fragen, fragen, fragen. Wie gesagt bin ich schlecht beim Merken von Namen. Ich muss höufig nachfragen und habe immer jede Menge Schmierpapier und Stifte zur Hand, damit ich es direkt notieren kann. Außerdem verschluckt die Leitung am Gesprächsanfang gerne mal den ersten Satz. Namen schreiben sich zum Teil äußerst unterschiedlich. Hier und bei Missverständnissen gilt das Motto der Sesamstraße: Wer nicht fragt, bleibt dumm! Bei schwierigen Eigennamen und Mail-Adressen hilft auch mal das Buchstabieren, ob alles korrekt ist. Das rettet oft die Situation und erspart viel Arbeit. Stellen Sie sich vor, Sie müssten dem Redakteur X erklären, dass Sie leider nicht mehr wissen, welcher seiner Kollegen es war. Irgendwer wird Ihnen schon gesagt haben, genau ihm unaufgefordert alle Inhalte per E-Mail zusenden.

Nach den Osterfeiertagen geht es bei mir weiter in Sachen Verteilerrecherche. Bei Lachern, Pleiten, Missverständnissen, Nuschlern und anderen Katastrophen werde ich wieder berichten.

Als ich noch ausschließlich Journalistin war, gab es kaum etwas Nervtötenderes als Anrufe von PR-Agenturen. Dabei war nicht der Anruf selbst das Problem, sondern vor allem der Anlass und die Person am anderen Hörer. 99 Prozent aller Telefonate waren völlig überflüssig. Eine meist weibliche, sehr junge und unsichere Stimme erkundigte sich ohne Umschweif, ob ich die Pressemeldung xy, die Einladung zur Pressekonferenz erhalten hätte. Und ich wusste es nicht. Darauf bekam ich regelmäßig erneut die Information geschickt, und ebenso regelmäßig löschte ich sie ein zweites Mal.

Heute finde ich das Nachtelefonieren noch immer ganz furchtbar, doch heute befinde ich mich (teilweise) auf der anderen Seite, auf jener der PRler. Und die werden dummerweise immer wieder von ihren Kunden gebeten nachzuhaken, nachzufassen oder wie auch immer man das Hinterhertelefonieren nennen möchte. Da der Kunde König ist und uns bezahlt, machen wir das auch. Doch es gibt einige Punkte, die einem die Aufgabe erleichtern. Und hier sind sie, die zwölf Tipps zum Nachtelefonieren in der PR:

1. Wer eine wirklich (!!) wichtige Information mit Nachrichtenwert oder eine Einladung zu einem spannenden Event versendet hat, braucht sich über der Rücklauf und die Berichte keine Sorgen zu machen. Und damit auch nicht hinterherzutelefonieren.

2. Vorausgesetzt, der Text ist verständlich und handwerklich einwandfrei verfasst worden und an die richtigen Empfänger gegangen, also an jene, die tatsächlich zuständig sind.

3. Sollte es eine Woche vor dem (sehr, sehr interessanten) Event noch immer keine Anmeldung geben, gilt es zunächst den Verteiler zu überprüfen: Sind wirklich die Redakteure angesprochen worden, die sich mit dem Thema befassen?

4. Nach dem Versenden einer Pressemeldung (also einer reinen Information, nicht einer Einladung) würde ich so gut wie niemals hinterhertelefonieren. Wenn der Inhalt gut und wichtig war, wird der Redakteur schon darüber berichten. Wenn er es nicht tut, hilft auch das Telefonat nicht. In den seltensten Fällen wird ein relevanter Pressetext übersehen.

5. Wenn alle genannten Punkte beachtet und geprüft sind, und das Telefonat wirklich ansteht, dann sollte es niemals, wirklich niemals von unerfahrenen PR-Volontärinnen durchgeführt werden. Ich weiß, dass man diese lästige Aufgabe gern wegdelegiert, doch es macht einen ganz unsäglichen Eindruck, wenn man mit piesiger, dünner Stimme, unsicher und ängstlich bei einem Redakteur anruft. Das Telefonat sollte auf Augenhöhe erfolgen. Und somit von einer erfahrenen Person durchgeführt werden. Vor allem von jemandem, der über das zu berichtende Unternehmen oder Produkt richtig Bescheid weiß und alle möglichen Fragen beantworten kann. Ein „Da muss ich erst meinen Chef fragen“ geht gar nicht. Natürlich müssen die Volontäre lernen, doch dies sollte anfangs nicht am “lebenden Objekt” ausprobiert werden, sondern lieber agenturintern.

6. Fragen Sie den Redakteur zu Beginn des Telefonats, ob Sie stören und ob er oder sie gerade einen Augenblick Zeit hat. Viele reden einfach drauf los, und der Journalist wird völlig überrumpelt. Das ist nicht die beste Voraussetzung, den Kontakt zu intensivieren.

7. Statt „Wir haben Ihnen vor zwei Tagen eine Information zum Thema xy zugeschickt, haben Sie diese erhalten?“ sollten Sie einen Mehrwert anbieten können – ein exklusives Interview, tolles Bild-Material, Studien, Expertenkontakte. Sie gehen also davon aus, dass Ihre brillant formulierte Meldung mit dem Nachrichtenwert gelesen wurde und der Redakteur nur noch einen winzigen Anstoß braucht, sich mit dem Thema zu befassen.

8. Idealerweise achten Sie vor dem Anruf auf die Tageszeit und auch den Wochentag – und das möglichst individuell für jedes Medium. Am Morgen ist der Tageszeitungsredakteur im Konferenzstress, wer ihn zwischendurch erwischt, muss schon ein wichtiges Anliegen haben. Der Magazinredakteur ist am Tag vor dem Erscheinen des Blattes am ehesten in der Stimmung, sich mit neuen Themen zu befassen, und in den Tagen zwischen den Jahren ist es in vielen Redaktionen so ruhig, dass sich der Journalist womöglich richtig über Ihren Anruf freut.

9. Telefonieren Sie niemals hinterher um zu erfahren, ob denn auch etwas zum Thema veröffentlicht wurde… Dafür gibt es Clipping-Dienste und Online-Archive. Wer eine Zeitung als Zielmedium definiert hat, sollte sie lesen (oder hier recherchieren) und nicht den Redakteur als Auskunft „missbrauchen“.

10. Sollte es nicht gelungen sein, genügend Anmeldungen für ein geplantes Event zu erhalten, sagen Sie es lieber ab. Es macht keinen Sinn, wild in der Gegend rumzutelefonieren, um den ein oder anderen noch zu begeistern. Wer sich darauf einlässt und nicht von Anfang an die Notwendigkeit sah, dies zu besuchen, wird ohnehin vermutlich nicht darüber berichten. Und das ist rausgeschmissenes Geld.

11. Seien Sie ehrlich zu Ihren Kunden und machen Sie Ihnen klar, dass es in den meisten Fällen wenig Sinn hat, nachzutelefonieren. Er muss Ihre Arbeitszeit bezahlen und hat an sich keinen Mehrwert von der Telefon-Aktion.

12. Sollte der Redakteur tatsächlich Interesse während des Telefonats zeigen und beispielsweise um weitere Informationen bitten, dann müssen Sie diese liefern. Machen Sie keine Versprechungen, die Sie nicht halten können – beispielsweise einen attraktiven Gewinn für eine Verlosung oder einen Expertenkontakt.

Einige Blogger haben sich ebenfalls mit dem Thema beschäftigt, zum Beispiel:

Peter Bütikofer über Faktoren, die die Kontaktaufnahme beeinflussen

Die Internet-Zeitung über Anrufe ganz allgemein

Am Ende des Tages über Call Center, die PR-Aufgaben übernehmen

Das Texter-Blog fordert von den Journalisten, bei den PRlern nachzuhaken

Aberglaube bei PR-Leuten

Nachtrag: Andrea hat die Liste mit Tipps hier ergänzt.

Ich habe ja bereits vor einigen Tagen darüber berichtet, dass meine Mitstreiterinnen bisher noch keinen Beitrag im Blog geschrieben haben, obwohl sie es eigentlich möchten. Nun wollte ich die Gründe genauer wissen. Denn vielleicht hilft dies anderen bei der Umsetzung ihrer Blog-Projekte. Nein, ich wollte keinen Druck ausüben… Obwohl… Andrea hat prompt ihren ersten Beitrag verfasst, mit Podcast. Ich gratuliere!!

Warum habt ihr noch keinen Blog-Beitrag geschrieben?

Andrea: Ja, da folgt bei mir gleich eine ganze Rechtfertigungstirade:

- Jobs
- Messevorbereitungen für einen wichtigen Kunden
- meine Steuerunterlagen, die ich erfolgreich Wochen vor mir hergeschoben habe
- mein Zahnarzt (den ich derzeit im Drei-Wochen-Rhythmus sehe. AUTSCH)
- mein Partner, der gerade promoviert hat und dem ich versucht habe, den Rücken frei zu schaufeln
- dann natürlich die gebührende Party
- gekrönt von einem wunderbaren Kurzurlaub in sonnige Gefilde

Susanne: Ehrlich gesagt arbeite ich derzeit recht viel und kann mich abends nicht mehr zum Bloggen aufraffen.

Fürchtet ihr die Kritik der Leser?

Andrea: Das stimmt – das ist ein Thema. Spams und Flames gibt es immer und überall … aber die finde ich nicht so wichtig. Höher und damit auch wertvoller ist nachvollziehbare, gerechtfertigte Kritik … damit gilt es sich auseinander zusetzen.

Susanne: Nein, konstruktive Kritik bringt einen voran.

Habt ihr euch schon einmal eingeloggt? Gibt es Probleme mit der Technik?

Andrea: Ich bin derzeit vielleicht einaml die Woche drin, aber heute war ich eingeloggt – ja. Ich weiß nicht, ob ich es ein technisches Problem nennen soll – vielleicht ist es einfach meine Dummheit? Die Links wollen nicht so, wie ich will

Susanne: Die Technik ist einfach und ich war auch schon einmal eingeloggt… Der erste Schritt ist bereits getan

Habt ihr Ideen für Themen?

Andrea: Ja, zumindest für die Wortsammlung will ich mir einige Schmankerl heraus ziehen. Einen hab ich schon ganz fest, den ich recherchieren will – der wird aber noch nicht verraten J Ansonsten versuch ich mich tapfer an Kommentaren bislang.

Susanne: Am 6. März findet der Tag des Online-Journalismus in Frankfurt statt… Darüber würde ich gerne berichten.

Glaubt ihr, dass das Bloggen euch Spaß machen würde?

Andrea: Ich denke, ich kann mich dafür begeistern, gerade auch weil ich privat in Foren unterwegs bin. Auf der anderen Seite weiß ich, dass wenn ich von auswärts spät heim komme, mein Rechner oft nur zum E-Mail-Checken hoch gefahren wird und das war`s. Deswegen werde ich auch nur alle paar Tage die neuen Einträge und Kommentare lesen können, bzw. selber etwas posten.

Susanne: Es macht sicherlich Spaß, wenn die Ideen fließen. Wenn nicht, sollte man sich nicht dazu zwingen, das würde dem Blog nicht gut tun.

Welche Erwartungen verbindet ihr mit dem Bloggen oder betrachtet ihr es als lästige Verpflichtung?

Andrea: *Schluck* ich muss sagen, mir sitzt das schlechte Gewissen schon ein wenig im Nacken J Aber ich hoffe, wenn ich aus dem Urlaub wieder da bin und diese Frühjahrsmesse gelaufen ist … Dann wird alles gut!!! Nein, im Ernst möchte ich eigentlich etwas posten, das Hand und Fuß hat. Sprich ich möchte die Zeit haben, wirklich einer Sache auf den Grund zu gehen – es sei denn es fliegt einem die top-interessante Anekdote nur so zu. Passiert das nicht, ist es mit Zeit verbunden, etwas zu recherchieren und ein wenig zu graben. Diese Zeit möchte ich mir nehmen können.

Susanne: Ich lese gerne Blogs mit nutzwertigem Inhalt – neueste Trends im Web, Buchrezensionen oder Konzertbesprechungen. Deshalb möchte ich beim Bloggen auch nicht aus dem Nähkästchen plaudern, sondern Wissen teilen. Kommentare von anderen Usern sind dabei ein wichtiger Motivator. Lästig könnte das Bloggen werden, wenn man sich unter Druck setzt. Wer gerade keine Ideen für einen spannenden Beitrag hat oder einfach nichts zu sagen hat, sollte lieber mal pausieren und mit Freunden in der Sonne einen Latte Macchiatto schlürfen.

Habt ihr andere Texte geschrieben? Warum?

Andrea: Hmmm, meinst Du Kommentare? Ja, habe ich, weil einige tolle Themen dabei waren. Und wenn mir eine abweichende Meinung oder eine noch nicht gepostete Idee eingefallen ist, habe ich sie dazu gesetzt.

Ansonsten spiele ich ganz gerne – und bin dann und wann auch in den einschlägigen Foren unterwegs – lesend, wie auch schreibend. Aber das ist irgendwie anders, weil es irgendwie „nur“ ein Hobby ist.

Susanne: Als Online-Redakteurin schreibe ich permanent Texte, die müssen natürlich neutral sein. Ab und zu habe ich aber auch Lust, meine subjektiven Ansichten kund zu tun. Kommentare in Blogs schreibe ich vor allem dann, wenn ich komplett anderer Meinung wie die Autorin/ der Autor bin, etwas ergänzen will oder absolut zustimme.

Was könnte ein Auslöser sein, mit dem Bloggen zu starten?

Andrea: Das ist schwer. Ich denke, bei mir ist es momentan die freie Zeit, die fehlt, und die vielen Dinge rundum Urlaubs-, Prüfungs- und Messeorganisation, die meinen Kopf ziemlich vollgestopft haben.

Susanne: Ein spannendes Thema zu finden, zu dem ich eine klare Meinung habe und das nicht nur mich, sondern auch andere User bewegt.